Caso de estudo · Sistema de IA à medida
Uma gráfica em Lisboa passou a orçamentar em minutos, e ficou dona do seu sistema.
O que dava um vai e vem de 4 ou 5 emails, e começava sempre do zero, passou a sair numa resposta só. Com a equipa a mantê-lo sozinha, sem depender de ninguém.
O cliente
Uma gráfica pequena, com trabalho a mais e tempo a menos.
A Gráfica Final, em Lisboa, tem mais de 10 anos de casa: cartões, posters, vinil, sinalética e muito trabalho à medida. Uma equipa de 2 a 5 pessoas que, em época alta, recebe 20 a 40 pedidos por dia. O Manuel decide em conjunto com o sócio.
Já tinha sido deixado semanas à espera por fornecedores antes. Por isso, qualquer solução tinha uma condição inegociável: dar-lhe autonomia total, ser ele a controlar, não ficar preso a ninguém.
O problema
Não faltava trabalho. Faltava tempo, e ia todo para orçamentos.
- Cada orçamento vivia num vai e vem de 4 a 5 emails: faltava informação à partida, o cliente voltava com dúvidas, e a resposta arrastava-se.
- Grande parte do trabalho é à medida (placas, vinil, lonas), sem preços estandardizados. Cada orçamento começava do zero.
- Resultado: respostas lentas e negócio a escapar para quem respondia primeiro.
A abordagem
Em vez de mais um software com os dados presos lá dentro, um sistema de que ele é dono.
O princípio foi o oposto de o prender a uma ferramenta: o Manuel é o dono dos dados.
- Uma folha que ele mantém, com fornecedor, referência, produto e custo. É a fonte de verdade dele.
- Uma ferramenta que lê essa folha em tempo real e transforma um pedido num orçamento completo.
- A IA lê o pedido à medida (vinil, placas, lonas por dimensões) e preenche a linha sozinha.
A solução, ao vivo
Um pedido em linguagem normal entra. Um orçamento completo, e a resposta pronta, saem.
Isto é a ferramenta real do Manuel, em produção. Da descrição do cliente até à resposta pronta a enviar, em segundos:
A ferramenta real a fazer um orçamento, do pedido do cliente à resposta pronta.
A IA lê o pedido
Escreves o pedido do cliente como ele o mandou. A IA percebe o tipo, as medidas e a aplicação, e preenche a linha.
Sai o orçamento e a resposta
Aplica as regras da casa e devolve o total e uma mensagem pronta a enviar ao cliente, com prazo e validade.
O que faz por dentro
Cobre tudo, não só um tipo de trabalho.
- Catálogo, à medida e manual no mesmo orçamento, do produto de catálogo à placa cortada à medida.
- Aplica sozinha as regras da casa: margem, envio, IVA, cliente fiel, descontos por quantidade (5%, 10%, 15%).
- Recalcula ao vivo e gera a resposta pronta para enviar ao cliente.
- O Manuel atualiza os preços quando quiser, um a um ou tudo de uma vez, sem depender de ninguém.
Os números reais
Não é uma demo bonita. É trabalho real, com os dados reais dele.
O Manuel não queria mockups nem dados falsos, queria a garantia de que funciona. Por isso o sistema foi entregue live e a correr com os catálogos verdadeiros dele, não com números de exemplo.
A transformação
O mesmo pedido, dois mundos diferentes.
Antes
Cada orçamento montado do zero.
4 a 5 emails de vai e vem até fechar o preço.
Resposta lenta, e trabalho a escapar.
Depois
O pedido vira um orçamento completo em minutos.
Uma resposta só, pronta a enviar.
E a equipa mantém tudo sozinha.
Para quem isto serve
Qualquer negócio que orçamenta trabalho à medida e perde horas no vai e vem por email: gráficas, serralharias, construção, serviços técnicos. Se os orçamentos te comem o dia e te fazem perder trabalho por demora, é exatamente isto que se resolve. E a tua equipa fica a saber usá-lo sozinha.
Queres o mesmo no teu negócio?
Uma conversa de 30 minutos chega para ver o teu caso e mostrar-te onde a IA te faz orçamentar (e responder) muito mais depressa.