Para cobrar consultas e avenças sem conferir transferências, a clínica envia a cada paciente um email com uma referência Multibanco, um pedido MB Way e a opção de pagar com Apple Pay ou Google Pay; o serviço de pagamentos avisa o sistema quando o dinheiro entra, a consulta fica marcada como paga sem ninguém abrir o extrato, e a fatura é criada e enviada nesse momento. É assim que já funciona num consultório de psicologia, e é o que este artigo explica passo a passo, incluindo o que custa em taxas.
Guia principalSistema de gestão à medida para clínicasO dia 30
Dia 30. A terapeuta mandou o valor do mês a doze pacientes, um a um, por WhatsApp. Dia 2, tinham entrado sete transferências, três delas sem nome no descritivo. Dia 5, ainda estava a abrir o extrato para perceber quem tinha pago e quem não. Entretanto, duas pessoas já tinham perguntado pela fatura.
Isto é o fim de mês de muita clínica pequena que trabalha à avença, ou seja, um valor fixo por mês que cobre as sessões desse mês, comum em psicologia e em fisioterapia de continuidade. E é igual para quem cobra consulta a consulta, só que espalhado pelo mês inteiro: cada consulta, uma transferência, uma conferência.
O problema não é o dinheiro. Quase toda a gente paga. O problema é que alguém que devia estar a dar consultas passa horas a fazer contabilidade de extrato, e que ninguém sabe, num dado momento, quanto está por receber.
O que muda quando a cobrança vai por email
A ideia é simples: em vez de a terapeuta mandar o valor, o sistema manda. No dia definido, cada paciente recebe um email com o valor do mês (ou da consulta) e três formas de pagar ali mesmo: uma referência Multibanco, com entidade, referência e valor, para pagar no homebanking ou na caixa; um pedido MB Way, que chega ao telemóvel e se aprova com o PIN; e Apple Pay ou Google Pay, para quem paga com o telemóvel.
Por trás está um serviço de pagamentos, ou seja, a empresa que fica entre o banco do paciente e a conta da clínica e que avisa o sistema no momento em que o dinheiro entra. É esse aviso que faz a diferença: a consulta, ou o mês, fica marcada como paga sozinha. Ninguém abre o extrato. Ninguém compara nomes.
Quem não pagou até à data também não precisa de ser perseguido à mão. O sistema sabe quem falta e manda um lembrete, simpático, com o mesmo link. E o dono olha para o painel e vê, num dado dia, o que já entrou e o que está por receber, sem perguntar a ninguém.
A fatura sai ao pagar
Terça, 9h07. "Bom dia, podes mandar-me a fatura de setembro?" A quarta pessoa a pedir esta semana. Cada pedido são cinco minutos: ir buscar o NIF, emitir, descarregar, anexar, enviar. Cinco minutos vezes quarenta pacientes por mês dá uma tarde inteira.
Quando a cobrança e a faturação estão ligadas, a fatura sai no momento em que o pagamento fica confirmado. No consultório de psicologia onde isto já corre, é criada no portal das finanças, guardada na pasta do paciente e enviada para o email dele, tudo no mesmo minuto. Acaba a conversa da fatura, porque a pessoa já a tem antes de se lembrar de pedir.
Um pormenor que poupa muitas mensagens: os dados de faturação são preenchidos pelo próprio paciente, por um link, na primeira vez. O NIF fica na ficha e não se volta a pedir. Cada clínica fatura à sua maneira, como profissional independente ou como empresa, e é isso que se define no arranque.
O que isto custa: as taxas, sem rodeios
Não é grátis, e prefiro dizer-te o número. Os serviços de pagamento que fazem isto cobram, regra geral, entre 0,5% e 1% por transação, consoante o método. Numa avença de 300 euros são 1,50 a 3 euros. Numa consulta de 50 euros, entre 25 e 50 cêntimos. Alguns serviços juntam um valor fixo pequeno por transação, por isso convém ler a tabela de preços antes de escolher.
A transferência bancária tem taxa zero, é verdade. Mas repara no que custa em tempo: as horas do dia 5 a conferir extratos, as mensagens a perguntar quem pagou, a fatura pedida quatro vezes. Faz a conta com o valor da hora de quem faz isso na tua clínica. Numa clínica com doze avenças de 300 euros, as taxas do mês ficam entre 18 e 36 euros.
E há o outro lado da conta: quem recebe um pedido MB Way no telemóvel paga naquele momento. Quem recebe um IBAN por WhatsApp paga quando se lembrar.
Cobrar à mão ou por email: a comparação
A tabela resume o que muda em cada passo do mês.
| À mão (WhatsApp e transferência) | Por email (Multibanco, MB Way, Apple Pay, Google Pay) | |
|---|---|---|
| Quem envia o valor | A terapeuta ou a receção, um a um | O sistema, no dia definido, a todos |
| Como o paciente paga | Transferência quando se lembra | No telemóvel, no momento em que abre o email |
| Quem confirma que entrou | Alguém a abrir o extrato e a comparar nomes | O serviço de pagamentos avisa e fica marcado como pago |
| Fatura | Emitida à mão quando alguém pede | Criada e enviada no momento do pagamento |
| Quem não pagou | Descobre-se dias depois e persegue-se por mensagem | O sistema sabe e manda o lembrete com o mesmo link |
| Custo por transação | Zero em dinheiro, horas em tempo | Entre 0,5% e 1%, ou seja, 1,50 a 3 euros numa avença de 300 euros |
| O que o dono sabe a meio do mês | Pouco, até alguém fazer as contas | Quanto entrou e quanto está por receber, no painel |
Por onde começar
A parte técnica não é a que demora. O que demora é decidir as regras, e a maior parte das clínicas nunca se sentou a pensar nelas. Quando monto isto para uma clínica, a reunião de arranque é sobretudo para responder a estas perguntas; depois, o sistema cumpre as regras todos os meses sem ninguém se lembrar:
- Cobram por consulta ou à avença? As duas coisas podem coexistir, por exemplo avença em psicologia e consulta a consulta em nutrição.
- Em que dia sai o email da avença: dia 1, dia 25 do mês anterior, ou depois da primeira sessão do mês?
- O que acontece a uma sessão desmarcada com menos de 24 horas: conta, não conta, conta a metade?
- A avença desce quando o paciente vai de férias, ou é fixa os doze meses?
- Quem fatura: cada profissional em nome próprio, ou a clínica?
- Quantos pacientes ainda não têm NIF na ficha? É a primeira coisa a pedir por link.
Perguntas frequentes
Posso cobrar por referência Multibanco sem ter um terminal de pagamento (TPA)?
Sim. A referência Multibanco é gerada pelo serviço de pagamentos e o paciente paga-a no homebanking, na app do banco ou numa caixa. O terminal serve para pagar presencialmente com cartão; para cobrar à distância não é preciso.
E se um paciente preferir continuar a pagar por transferência?
Pode. Nesse caso alguém marca a consulta como paga à mão quando vê a transferência, e a fatura sai nesse momento. Só perdes a confirmação automática para essa pessoa. Na prática, quando o email chega com MB Way, quase toda a gente passa a pagar por ali.
As taxas compensam para uma clínica pequena?
Faz a conta com os teus números. Doze avenças de 300 euros são 3.600 euros por mês e entre 18 e 36 euros de taxas. Se quem confere transferências e emite faturas gasta mais do que uma hora por mês nisso, já compensa, e normalmente são várias.
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