Marcação online para clínicas é o paciente escolher o profissional, ver as vagas reais e marcar sozinho, a qualquer hora, sem ligar nem mandar mensagem, com a consulta a cair diretamente na agenda desse profissional e uma confirmação a sair para os dois. Para uma clínica pequena, com 2 a 15 profissionais, há três formas de o fazer: um software de gestão clínica, uma agenda genérica do tipo Calendly, ou um sistema à medida. Cada uma faz sentido num caso diferente, e este artigo explica em qual.
Guia principalSistema de gestão à medida para clínicasJá ninguém liga para marcar
Quarta-feira, 22h14. Uma pessoa que nunca foi à clínica manda mensagem no Instagram: "Boa noite, têm vaga para psicologia esta semana?" A rececionista saiu às 19h. A mensagem fica por ler até às 9h10 do dia seguinte. Quando alguém responde, a pessoa já marcou noutro sítio.
Isto não é falta de vontade de ninguém. É horário. Quem procura um psicólogo, um fisioterapeuta ou um dentista procura à noite, no sofá, com o telemóvel na mão, depois de os miúdos estarem deitados. E cada vez menos gente liga: vai ao site, ou ao Instagram, e quer marcar ali. Se não dá, passa à clínica seguinte da lista do Google.
Numa clínica com equipa isto repete-se todas as semanas sem ninguém dar por ela, porque a mensagem que não foi respondida a tempo não aparece em lado nenhum. Não há um relatório de pacientes perdidos. Só há a sensação de que a agenda podia estar mais cheia.
O que é preciso para a marcação online funcionar a sério
Repara que muita clínica diz que tem marcação online e o que tem é um formulário no site que manda um email para a receção. Depois alguém lê o email, vê a agenda, responde, e a pessoa confirma. Isso é um pedido de marcação, não é uma marcação. A pessoa continua à espera de alguém.
E há um pormenor que as clínicas de psicologia conhecem bem: a hora fixa semanal. A Marta tem sessão todas as quintas às 18h. Essa vaga não pode aparecer disponível para mais ninguém, e o sistema tem de saber isso sem que alguém a bloqueie à mão todas as semanas.
Marcação online a sério precisa de três coisas a funcionar ao mesmo tempo:
- Vagas por profissional. A pessoa escolhe a Dra. Ana ou o Dr. Pedro e vê só as vagas dessa pessoa, não uma agenda geral da clínica que depois alguém tem de distribuir.
- Cair na agenda certa. Quando a pessoa confirma, a consulta aparece na agenda desse profissional, nesse momento, e a vaga desaparece para toda a gente. Sem copiar para lado nenhum.
- Confirmação para os dois. O paciente recebe um email com dia, hora, morada ou link da consulta online. O profissional recebe o aviso. Se a clínica quiser, sai um lembrete na véspera.
As três formas de o fazer
Para uma clínica pequena há três caminhos. Nenhum é errado; cada um serve uma clínica diferente.
O primeiro é um software de gestão clínica. Traz a agenda, a marcação online, o processo clínico, a faturação e, muitas vezes, os seguros e convenções. Paga-se uma mensalidade, normalmente por utilizador, e a clínica adapta a forma de trabalhar ao que o software permite.
O segundo é uma agenda genérica de marcações, do tipo Calendly ou as marcações do Google Agenda. Cada profissional cria uma conta, define os horários e partilha um link. É rápido e barato. O que não tem é a clínica: não há ficha do paciente ligada, não há cobrança nem fatura, e o dono não vê o conjunto, porque cada agenda é de cada um.
O terceiro é um sistema à medida: uma agenda por profissional, cada um com o seu login, a administração a ver tudo, a marcação ligada ao site e ao Instagram, e por trás a cobrança, a fatura e os números da clínica. Monta-se à volta da forma como a clínica já trabalha, hora fixa ou agenda livre, avença ou consulta a consulta. Paga-se a montagem no início e depois a manutenção.
| Software de gestão clínica | Agenda genérica (Calendly e afins) | Sistema à medida | |
|---|---|---|---|
| Vagas por profissional | Sim | Sim, uma conta por profissional | Sim, com login próprio e visão do dono |
| A consulta cai na agenda certa | Sim | Sim, na agenda dessa pessoa | Sim, e a vaga fecha para todos |
| Ficha do paciente ligada à marcação | Sim, com processo clínico | Não | Sim, só a parte administrativa |
| Cobrança e fatura ligadas à consulta | Depende do software | Não | Sim, por email, com Multibanco e MB Way |
| Adapta-se à forma de trabalhar da clínica | Dentro do que o software permite | Pouco | É montado à volta dela |
| Custo | Mensalidade, muitas vezes por utilizador | Grátis ou poucos euros por mês | Montagem no início e manutenção depois |
| Faz sentido para | Clínicas com processo clínico, seguros e várias especialidades | Profissional a trabalhar sozinho | Clínica com 2 a 15 profissionais que quer a parte administrativa a andar sozinha |
Quando cada uma faz sentido
Se trabalhas sozinho e só precisas de que te marquem, uma agenda genérica chega e não vale a pena complicar. Se a clínica vive do processo clínico partilhado, fatura a seguradoras e à ADSE e tem várias especialidades, um software de gestão clínica é a escolha certa, e nesse caso a marcação online vem incluída.
O sistema à medida faz sentido no meio: clínicas com 2 a 15 profissionais, em psicologia, fisioterapia, estética ou dentária, onde o processo clínico fica com cada profissional e o que falha é o resto. A mensagem das 22h. A vaga da quinta que só se sabe ligando às três terapeutas. O paciente que ficou de confirmar em julho e com quem ninguém voltou a falar.
Foi isto que montei para um consultório de psicologia: o site traz os contactos, a pessoa escolhe a psicóloga, vê as vagas e marca, e a consulta cai na agenda dela. Já corre. Além desse, fiz o site de 4 clínicas, e em todas a conversa começou pela mesma pergunta: como é que pomos as pessoas a marcar sem ligar.
Os erros que vejo nas clínicas que já têm marcação online
Ter o botão não chega. Estes são os erros que encontro mais vezes quando olho para o site de uma clínica:
- O link de marcação está escondido no menu, em vez de ser o primeiro botão que se vê no telemóvel.
- As vagas online não batem certo com a agenda real, e a receção passa o dia a ligar a desmarcar.
- O paciente marca e não recebe nada. No dia, não sabe se é presencial ou online, nem a morada.
- Não há forma de remarcar sozinho. A pessoa manda mensagem, e voltamos ao início.
- A marcação não pergunta o essencial: primeira consulta ou seguimento, presencial ou online, que profissional.
- Ninguém olha para os pedidos que ficaram a meio. Uma pessoa que abriu a página e não acabou de marcar é um contacto que se perdeu sem ninguém saber.
Perguntas frequentes
A marcação online funciona para uma clínica de psicologia com hora fixa semanal?
Funciona, desde que o sistema saiba que a Marta tem a quinta às 18h ocupada todas as semanas e não mostre essa vaga a mais ninguém. Numa agenda genérica isso obriga a bloquear à mão; num sistema montado para a clínica define-se uma vez, por paciente, e fica.
Os pacientes mais velhos vão marcar online?
Alguns não, e o telefone continua a existir para eles. O que a marcação online faz é tirar da receção o volume de quem prefere marcar sozinho, sobretudo fora de horas. A receção passa a atender quem precisa mesmo de falar.
Preciso de um site novo para ter marcação online?
Não. Se a clínica já tem site, a página de marcação liga-se ao que existe. Se não tem, a própria página de marcação pode ser o link do Instagram e do Perfil da Empresa no Google até haver site.
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