Uma clínica com 2 a 15 profissionais precisa de um software de gestão clínica quando o problema está no processo clínico, nos seguros e convenções ou em muitas especialidades a trabalhar juntas; precisa de um sistema à medida quando o processo clínico já está resolvido (ou não passa por software) e o que falha é a parte administrativa: marcar, cobrar, faturar, pedir avaliações e saber os números, à maneira daquela clínica. Os dois não são concorrentes diretos e, em muitas clínicas, vivem lado a lado.
Guia principalSistema de gestão à medida para clínicasA pergunta certa não é qual é melhor
Numa conversa com o gestor de uma clínica de psicologia a abrir, com quatro terapeutas, a primeira pergunta técnica foi esta: "é possível emitir um email com referência Multibanco?" A segunda foi sobre a agenda: cada terapeuta ver só a sua, e a gestão ver todas. Não perguntou por processo clínico. Não perguntou por seguros.
É por aqui que a decisão se faz. Uma clínica tem dois tipos de problema. O clínico: o que se passa dentro da consulta, o histórico, as notas, os exames, os consentimentos. E o administrativo: marcar, cobrar, faturar, pedir avaliações, saber de onde vêm os pacientes. Um software de gestão clínica nasce para o primeiro e traz o segundo por arrasto. Um sistema à medida, do tipo que eu monto, trata só do segundo e faz de conta que o primeiro não existe.
Ou seja, a pergunta não é qual é melhor. É: qual dos dois problemas te está a custar dinheiro agora?
O que um software de gestão clínica faz bem
Um software de gestão clínica junta num sítio o processo clínico, a agenda, a faturação certificada e, em muitos casos, a faturação a seguradoras e convenções. Serve várias especialidades ao mesmo tempo e está pensado para o dia a dia de uma clínica com receção, médicos e regras de acesso aos dados de saúde.
Em Portugal há opções sérias e com anos de estrada. O PsicLog é feito por psicólogos para psicólogos. O DOC.PT é para clínicas em geral, com agenda e marcação online 24 horas por dia e faturação certificada pela Autoridade Tributária. O kiCLINIC, o PsiCall, o Zappy e o KeyMaster são outros softwares de gestão clínica portugueses com clínicas a usá-los todos os dias. Não faço aqui ranking nem ponho preços, porque mudam e dependem do número de utilizadores; vê o site de cada um e pede uma demonstração.
Onde eles ganham sem discussão: processo clínico partilhado entre profissionais, faturação a entidades (ADSE, seguradoras, subsistemas), muitas especialidades, equipas grandes e tudo o que tem a ver com dados de saúde a ficarem dentro de regras apertadas. Se a tua clínica vive disto, é aqui que deves estar.
O que um sistema à medida faz bem
Um sistema à medida, no sentido em que eu o monto, não tenta ser um software de gestão clínica. Não guarda dados clínicos. Trata da parte administrativa, e trata-a à maneira daquela clínica, não à maneira de um produto feito para quinhentas.
Na prática, é isto: uma agenda por profissional, cada um com o seu login, e a administração a ver tudo. Marcação online ligada ao site e ao Instagram, em que a pessoa escolhe o profissional, vê as vagas e marca, e a consulta cai na agenda certa. Cobrança por email, por consulta ou avença, com Multibanco, MB Way, Apple Pay e Google Pay, e o pagamento a ficar confirmado sozinho. Fatura criada e enviada ao pagar. Pedido de avaliação no Google à quarta consulta. E um painel do dono com a origem dos pacientes, o LTV, ou seja, quanto vale um paciente ao longo do tempo que fica na clínica, e o CAC, ou seja, quanto custa trazer um paciente novo.
Já corre num consultório de psicologia, e fiz o site de 4 clínicas. A diferença que as clínicas sentem não é a lista de funções, é que o sistema faz as coisas como elas já as faziam: hora fixa semanal ou agenda livre, avença ou consulta a consulta, com ou sem seguros. E os dados ficam na conta da clínica; se um dia quiser sair, sai com tudo.
Onde ele não serve: se precisas de processo clínico no software, de faturar a entidades com regras próprias, ou de vinte especialidades a partilhar histórico. Aí, não te vou vender o que não faz.
A comparação em 5 critérios
Cinco critérios chegam para decidir. O resto é pormenor.
| Critério | Software de gestão clínica | Sistema à medida |
|---|---|---|
| Processo clínico (histórico, notas, exames, consentimentos) | Sim, é o núcleo do produto | Não. Só a parte administrativa |
| Seguros, convenções e faturação a entidades | Regra geral, sim, e é onde levam vantagem | Caso a caso; para clínicas de convenção o software ganha |
| Adaptação à forma de trabalhar da clínica | A clínica adapta-se ao software, configurável dentro de limites | Montado à volta da clínica: hora fixa ou livre, avença ou consulta, o que já fazem |
| Onde ficam os dados e como se sai | Na conta do fornecedor; exportação conforme o contrato | Na conta da clínica; sai com tudo |
| Custo e modelo | Mensalidade desde o primeiro dia, muitas vezes por utilizador | Montagem paga no início e manutenção mensal; depende de quem monta |
Quando o software de gestão clínica é a escolha certa
Se te reconheces em dois destes, vai para um software de gestão clínica e não olhes mais para trás:
- Tens médicos ou terapeutas de várias especialidades que precisam de ver o mesmo processo do paciente.
- Faturas a seguradoras, à ADSE ou a outros subsistemas, com as regras e os ficheiros que isso exige.
- As notas clínicas, os exames e os consentimentos têm de ficar no software, com registo de quem acedeu.
- A equipa passa dos 15 e há receção a tempo inteiro a gerir tudo.
- Já usas um e o problema é só de configuração ou de hábito, não do software.
Quando um sistema à medida faz mais sentido
E se te reconheces nestes, o problema não é clínico, é administrativo, e um software de gestão clínica vai dar-te quarenta funções para usares seis. É para este caso que monto o sistema à medida, à volta da clínica, em cerca de quatro semanas:
- Tens 2 a 15 profissionais, em psicologia, fisioterapia, estética ou dentária, e cada um guarda o seu processo clínico à sua maneira.
- A dor é a mensagem das 22h sem resposta, o dia 30 a conferir transferências e o "podes mandar-me a fatura?" todas as semanas.
- Queres que a agenda funcione como já funciona (hora fixa, avença), e não ao contrário.
- Não queres pagar por utilizador por funções que ninguém abre.
- Queres os dados na tua conta e saber, todos os meses, de onde vêm os pacientes e quanto vale cada um.
- Já tens um software para o processo clínico e só falta a parte administrativa andar sozinha. Os dois vivem lado a lado, e é comum.
Perguntas frequentes
Já tenho um software de gestão clínica. Um sistema à medida substitui-o?
Depende do que ele faz por ti. Se trata do processo clínico, fica. O sistema à medida trata da parte administrativa: marcações, cobrança, faturas, avaliações e os números do dono. Em muitas clínicas os dois vivem lado a lado, cada um a fazer a sua parte.
Um sistema à medida guarda dados clínicos?
O que eu monto, não. Guarda o que é administrativo: contactos, consultas, pagamentos, faturas e notas sem dados clínicos. Fica na conta da clínica, em servidores na Europa, e a clínica sai com tudo se quiser.
Qual dos dois fica mais barato?
Depende do tamanho da equipa e dos anos. Um software de gestão clínica é uma mensalidade desde o primeiro dia, muitas vezes por utilizador; não ponho valores porque mudam, vê no site de cada um. Um sistema à medida paga-se sobretudo no início, na montagem, e depois tem uma manutenção mensal. O meu número digo-o numa conversa de 30 minutos, depois de ver a clínica.
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